Tipps
Ihr Event steht vor der Tür – behalten Sie den Überblick!
Die Planung einer Veranstaltung kann eine Herausforderung sein.
Damit Ihr Event ein voller Erfolg wird, haben wir die wichtigsten Aspekte für Sie zusammengefasst:
Essenzielle Aspekte der Eventplanung
- Location: Wählen Sie einen passenden Veranstaltungsort, der Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget entspricht.
- Bewilligungen: Klären Sie rechtzeitig alle notwendigen Genehmigungen und Bewilligungen für Ihren Event.
- Ticket-Verkauf: Organisieren Sie den Ticketverkauf über geeignete Kanäle und stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste einfach und bequem Tickets erwerben können.
- Sicherheit: Sorgen Sie für die Sicherheit Ihrer Gäste und Mitarbeiter, indem Sie ein umfassendes Sicherheitskonzept erstellen und umsetzen.
- Essen & Trinken: Bieten Sie Ihren Gästen ein ansprechendes Catering, das ihren Geschmack trifft und zu Ihrem Event passt.
- Veranstaltungstechnik: Sorgen Sie für eine professionelle technische Ausstattung mit Licht, Ton, Bühne und Video, um Ihr Event perfekt in Szene zu setzen.
- Künstler: Buchen Sie frühzeitig die passenden Künstler oder Acts für Ihre Veranstaltung.
Startphase
Ziel
Was wollen Sie mit ihrem Event erreichen? Was ist der Anlass für ihren Event? Wollen Sie ein gewisses Image herüberbringen? Die Ziel-Definition die Grundlage für die weitere Eventplanung und dient als Stütze, die entsprechenden Massnahmen zu bestimmen.
Zielgruppe
Für das Eventziel wird natürlich auch eine Zielgruppe bestimmt. Worum geht es bei meinem Event? Welche Leute soll unser Event ansprechen? Neben demographischen Kriterien wie Alter, Interessen oder beruflichen Kriterien wie Branche oder Position spielen auch Aspekte wie Kundenbindung oder Neukundengewinnung eine Rolle.
Thema
Im Rahmen der Zielgruppendefinition muss bei der Eventplanung auch immer das Thema spezifiziert werden. Gibt es ein übergeordnetes Thema für meinen Event? Wie verkaufe ich dieses Thema meinen Kunden?
Budget
Im Vorfeld muss selbstverständlich ein Eventbudget erstellt werden. Welche Mittel stehen mir zur Verfügung? Kann ich mit diesen meine Ziele erreichen? Checklisten können helfen, um sich vor Augen zu halten, mit welchem Kostenaufwand ungefähr gerechnet werden muss. Richten Sie dabei auch einen Blick auf das Event vom letzten Jahr: Wo hätte man mehr budgetieren müssen und wo hätte man Einsparungen machen können.
Rahmenbedingungen
Sicherheit
Das Thema Eventsicherheit sollte möglichst bald mit Angaben zu Fluchtwegen, Sicherheitspersonal usw. aufgegriffen werden und ein Sicherheitskonzept ausgearbeitet werden. Ein reibungslos funktionierendes Sicherheitskonzept ist essenziell für eine erfolgreiche Durchführung eines Events. Eine Menschenmasse die in Panik verfallen ist, darf nicht unterschätzt werden. Sicherheitsfirmen können Sie in der Planung und Umsetzung bestens unterstützen.
Veranstaltungspartner
Sind diese grundlegenden Entscheidungen gefällt, geht es an die Detailplanung. Anhand der Bedürfnisse der Zielgruppe wird jeweils das Essen bestimmet und ein passendes Catering Unternehmen gewählt. Je nach Location ist die Veranstaltungstechnik oder zumindest ein Teil davon schon verfügbar. Klären Sie ab was vorhanden ist und was davon sie nutzen dürfen. Die SSE-Eventtechnik kann Sie mit dem restlichen Eventequipment unterstützen.
Zeitpunkt
Die Wichtigkeit des Zeitpunkts der Veranstaltung wird oft unterschätz. achten Sie bei der Eventplanung auf Feier- und Brückentage und halten sie den Veranstaltungskalender ihrer Zielgruppe im Auge, damit Sie auch die gewünschte Anzahl Gäste erreichen können.
Location
Die Auswahl der Eventlocation sollte mir ihrer Zielgruppe und Thema abgestimmt sein. Es ist elementar für das Wohlbefinden der Teilnehmer zu sorgen, denn nur so kann das Event auch als positive Erfahrung erlebt werden.